Briefmarken erstellen

Briefmarken erstellen

In BIMcollab Twin können Stempel über einen geplanten Schritt in einem Workflow zu PDF-Dokumenten hinzugefügt werden Arbeitsablauf wo sie verschiedene Informationen darstellen können.
Es ist nur möglich, Dokumente im PDF-Format mit Stempeln zu versehen. Wenn ein anderer Dokumententyp den Workflow auslöst, wird die Stempelaktion übersprungen und der nächste Schritt wird fortgesetzt.
Besteht ein PDF-Dokument aus mehreren Seiten, werden die Stempel nur auf der ersten Seite des Dokuments platziert.

Verwendung von Briefmarken

Im Bauprozess kann das Hinzufügen eines Stempels zu Dokumenten anzeigen, dass die Dokumente von den erforderlichen Parteien geprüft und genehmigt/abgelehnt wurden. Im folgenden Beispiel bedeutet der Genehmigungsstempel im Workflow, dass das Dokument alle Anforderungen erfüllt und für die Verwendung im Bauprozess bereit ist.

Stempelschritt, der durch einen Workflow in Twin:


Stempel, der automatisch auf ein Dokument angewendet wird:


Briefmarken dienen mehreren Zwecken:
Status-Anzeige: Stempel können den Status des Dokuments anzeigen, z. B. ob es genehmigt oder abgelehnt wurde, nachdem eine Überprüfungsaufgabe von der zuständigen Person abgeschlossen wurde.
Versionsüberprüfung: Durch Hinzufügen eines QR-Codes kann man scannen, um zu überprüfen, ob das Dokument die neueste Version in BIMcollab Twin ist.

Aus diesen Gründen gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, welche Informationen auf einer Briefmarke enthalten sein können:
  1. Freier Textteil
  2. Zeitpunkt der Genehmigung oder Ablehnung
  3. Name der Person, die das Dokument genehmigt/abgelehnt hat
  4. QR-Code

Einen Stempel erstellen

Um einen neuen Stempel zu erstellen, klicken Sie zunächst auf das Zahnradsymbol oben rechts, um die Administratorseite zu öffnen.
Nur Raumadministratoren können neue Stempel und Workflows erstellen. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Twin-Administrationsfunktionen zu erfahren: Erste Schritte mit BIMcollab Twin for Admins
  1. Klicken Sie im Menü auf den Abschnitt "Dokumentstempel".

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
  3. Füllen Sie die Informationen für Ihren neuen Stempel aus. Sobald die Informationen hinzugefügt werden, wird die Vorschau aktualisiert. Obligatorische Felder sind mit einem '*' gekennzeichnet.

    Informationen
    1. Bezeichnung: Identifikation des Stempels, die ihn in BIMcollab Twin wiedererkennbar macht. Dieses Feld wird nicht für den Stempel verwendet.
    2. Prüfungsergebnis: Dient dazu, Stempel nach ihrem Status zu gruppieren, also Stempel, die entweder für "Abgelehnte" oder "Genehmigte" Dokumente sind. Bei der Erstellung eines Arbeitsablaufs kann man auf diese Weise schnell nach relevanten Stempeln filtern, die auf dem Ergebnis der Aktion basieren, und die Möglichkeit ausschließen, einen falschen Statusstempel zu vergeben.
    3. Text: Freies Textfeld, das als Titel des Stempels angezeigt wird.
    4. Farbe: Wählt eine Farbe für den gesamten Stempel aus.
    5. Mit Datum-Zeit: Fügen Sie dem Stempel das aktuelle Datum und die Uhrzeit hinzu (zu dem Zeitpunkt im Workflow, an dem dieser Schritt ausgelöst wurde).
    6. Name der Person drucken: Fügen Sie den Namen der Person hinzu, die das Dokument genehmigt/abgelehnt hat.
Je nachdem, wo eine Stempelaktion in einem Workflow platziert ist, wird das Feld Name der Druckperson mit dem Namen der Person gefüllt, die die letzte Aktion durchgeführt hat:
  1. Wenn am Anfang eines Arbeitsablaufs ein Stempel gesetzt wird, erscheint die Person, die das Dokument hochgeladen hat, im Feld "Genehmigt von".
  2. Wenn ein Stempel nach einer Prüfungs- oder Überprüfungsaktion gesetzt wird, erscheint derjenige, der das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, im Feld "Genehmigt von".
  3. Wenn ein Stempel nach einer Benachrichtigung gesetzt wird, die auf eine Prüfung oder eine Überprüfungsmaßnahme folgt, erscheint der Name desjenigen, der das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, im Feld "Genehmigt von".
    QR-Code
    1. Mit QR-Code: Legen Sie fest, ob ein QR-Code in den Stempel eingefügt werden soll.
    2. Feste Größe (Größe (mm)): Bestimmen Sie ggf. die Größe des QR-Codes. Der QR-Code ist ein Quadrat und die Zahl in mm gibt die Größe jeder Seite an.
    Positionierung auf Seite
    1. Positionierung auf der Seite:Wählen Sie eine von vier vordefinierten Eckpositionen.
    2. Offset-X (mm): Verschiebung in X-Richtung relativ zur gewählten Position.
    3. Offset-Y (mm): Verschiebung in Y-Richtung relativ zur gewählten Position.
      4. Klicken Sie auf "Speichern", sobald Sie fertig sind.

Nachdem der Stempel definiert wurde, finden Sie ihn unter "Dokumentstempel". Klicken Sie auf den Namen der Briefmarke, um deren Details zu öffnen.

Auf der Seite mit den Stempeldetails kann auch ein Test durchgeführt werden, um zu sehen, ob der Stempel zufriedenstellend ist. Klicken Sie in der Liste der Stempel auf den gewünschten Stempel. Wählen Sie auf der Seite mit den Stempeldetails im unteren Menü zunächst eine PDF-Datei aus, die Sie testen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Stempel testen. Es wird eine PDF-Datei heruntergeladen, die den Stempel auf dem Dokument an der gewählten Position enthält.


Ein einmal erstellter Stempel kann nicht mehr gelöscht werden! Eine Änderung des Inhalts ist jedoch möglich.

Einen Stempel bearbeiten

Die Stempel können jederzeit bearbeitet und angepasst werden, indem Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klicken.
Diese Änderung wirkt sich nur auf neue Dokumentversionen aus, die danach hochgeladen werden, und ändert nicht das Aussehen des Stempels auf den bestehenden Versionen.



Integrieren Sie Briefmarken in Ihren Workflow

Stempel können an jeder Stelle eines Arbeitsablaufs hinzugefügt werden. Es ist auch möglich, innerhalb eines Arbeitsablaufs mehr als einen Stempel auf ein Dokument zu setzen.
Wenn Stempel nach einer Prüfungs- oder Überprüfungsaufgabe hinzugefügt werden, sind möglicherweise nur bestimmte Stempel nach bestimmten Auslösern verfügbar, je nachdem, ob diese bei der Erstellung des Stempels mithilfe des Feldes Prüfergebnis gruppiert wurden.


Um einen Stempel nach einer Audit- oder Review-Aufgabe hinzuzufügen, fügen Sie mindestens einen Auslöser hinzu, der das Ergebnis definiert. Bei Prüfungsrunden ist dies "Kommentare" oder "Keine Kommentare" und bei Überprüfungen "Genehmigt" oder "Abgelehnt".
Hier ist ein Beispiel für die Verwendung eines Stempels zur Veranschaulichung des Ergebnisses einer Prüfungsrunde:
  1. Wählen Sie nach einem Auslöser (Kommentare oder keine Kommentare) das Dropdown-Menü "Aktion hinzufügen" und wählen Sie "Stempelaktion hinzufügen".

  2. Es erscheint ein Informationsfenster, das anzeigt, in welchem Arbeitsablauf der Stempel aktiv ist und mit welcher Art von Auslöser er je nach Ergebnis der Prüfungsrunde verknüpft ist.
    Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Stempel aus, den Sie verwenden möchten. Es werden nur die Stempel angezeigt, die zu dem entsprechenden Prüfungsergebnis (in diesem Fall Abgelehnt) für den Auslöser gruppiert wurden.

  3. Sobald der Workflow ausgelöst wurde und die Frist für die Prüfungsrunde verstrichen ist, wird das Dokument automatisch mit dem Stempel "Zur Prüfung" versehen, wenn die zuständige Person Kommentare dazu abgegeben hat.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie als Administrator Workflows erstellen und zu Ihren Projektphasen hinzufügen können, lesen Sie diesen Artikel: Workflows in BIMcollab Twin

QR-Code-Informationen

Wenn eine Briefmarke einen QR-Code enthält, können Sie diesen mit der Kamera Ihres Smartphones oder Tablets scannen und so einen Link öffnen.
Auf der Webseite wird dann ein grüner oder roter Bildschirm angezeigt. Nur der QR-Code für die neueste Version der Dokumentennummer zeigt einen grünen Bildschirm, alle früheren Versionen zeigen einen roten Bildschirm. Auf diese Weise können Sie leicht überprüfen, ob die Version der Zeichnung, die Sie gerade betrachten, die neueste ist.





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