Prüfungsaufgaben
Audit-Aufgaben werden als Ergebnis einer Audit-Runde erstellt, die von Administratoren als Teil eines Dokumenten-Workflow-Prozesses geplant wird. Eine Audit-Runde in BIMcollab Twin bezieht sich auf einen Audit-Prozess, bei dem die Dokumente von mehreren Teammitgliedern auf Qualität, Einhaltung und Koordination geprüft werden. Eine Prüfungsrunde kann in einem Arbeitsablauf verwendet werden, uminnerhalb einer bestimmten Frist das Feedback mehrerer Beteiligter zu einem Dokument einzuholen.
Wenn eine Audit-Runde ausgelöst wird, werden automatisch einzelne Audit-Aufgaben für jeden Stakeholder erstellt, so dass sie gleichzeitig erledigt werden können. Audit-Aufgaben können einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden und können von dem verantwortlichenBenutzer oder einem Projektmitarbeiter aus seinem Unternehmen bearbeitet werden, da sie auch für diese sichtbar sind. Daher ist die Planung einer Prüfungsrunde in einem Workflow besonders vorteilhaft, wenn ein Dokument von mehreren Teammitgliedern geprüft werden muss. Jede Prüfungsrundebezieht sich auf eine bestimmte Dokumentenversion und erfordert die Festlegung einer Dauer, die die Anzahl der Tage bis zum Abschluss der Prüfungsrunde angibt.
Erstellen Sie eine Auditaufgabe
Um eine Audit-Aufgabe zu erstellen, muss der Raumadministrator, der für die Definition des Workflows für die Dokumentenkoordination verantwortlich ist, zunächst eine Audit-Runde hinzufügen. Dies kann durch Anklicken der Schaltfläche "Auditrundenaktion hinzufügen" innerhalb der Workflow-Schritte erfolgen. Detaillierte Schritte zur Erstellung einer Audit-Runde finden Sie in diesem Artikel: Workflows in BIMcollab Twin
Sobald Dokumente hochgeladen werden, die eine Prüfungsrunde auslösen, werden automatisch persönliche Prüfungsaufgaben für jeden Beteiligten erstellt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Audit-Aufgaben nicht manuell erstellt werden; sie werden automatisch erzeugt, wenn eine Audit-Runde ausgelöst wird.
Zugriff auf Ihre Prüfungsaufgaben
In BIMcollab Twin kann über Audit-Aufgaben zugegriffen werden:
1. Das Dashboard wo die Benutzer Audit-Aufgaben ansehen und darauf zugreifen können, wenn sie direkt in einem Projekt erstellt werden. Alle Audit-Aufgaben werden an prominenter Stelle angezeigt, so dass die Benutzer leicht zu den Aufgaben navigieren können, für die sie zuständig sind.
1. Offen: alle offenen und dringenden Prüfungsaufgaben.2. Dringend: alle Prüfungsaufgaben, deren Frist abgelaufen ist und die noch nicht erledigt wurden.3. Erledigt: abgeschlossene Prüfungsaufgaben.4. Verantwortlich: offene oder dringende Prüfungsaufgaben, für die Sie hauptsächlich verantwortlich sind.5. Eigentümer: offene oder dringende Prüfaufgaben zu Dokumenten, deren Autor Ihr Unternehmen ist.
Wenn Sie auf einen dieser Status klicken, öffnet sich die Übersicht über die Audit-Aufgaben im Aufgabenmodul, wobei die entsprechenden Filter angewendet werden.
2. Das Modul "Aufgaben" (1), in dem sich die Kommunikationselemente befinden. Klicken Sie aufAudit-Aufgabe (2) um eine Übersicht über alle Audit-Aufgaben in Ihrem Projekt zu erhalten.
3. Das Modul Dokumente (1) unter dem Menüabschnitt, in dem die OptionAuditrunde (2) ausgewählt werden kann. Klicken Sie auf die gewünschtePrüfungsrunde (3), um die Detailseite aufzurufen. Auf dieser Seite finden Sie Einzelheiten über die Prüfungsrunde, das mit ihr verknüpfte Dokument und eine Liste der zugehörigen Prüfungsaufgaben, die sich nach der Anzahl der zugewiesenen Benutzer richtet.
Wenn die Funktion Aufgaben prüfen im Modul Aufgaben nicht sichtbar ist, bedeutet dies, dass Ihre Ansichtsberechtigung für Workflows eingeschränkt ist. Bitte wenden Sie sich an Ihren Space Administrator.
Eigenschaften der Prüfungsaufgabe
Eine Prüfungsaufgabe zeigt die Eigenschaften der Prüfungsaufgabe selbst und des zugehörigen Dokuments an. Diese Eigenschaften liefern auf einen Blick mehr Informationen über die Prüfungsaufgabe und das Dokument. Klicken Sie auf die Nummer der Audit-Aufgabe, um die Eigenschaften anzuzeigen.
Audit-Aufgabe:
1. Nummer: Jeder Auditaufgabe wird eine eindeutige Nummer zugewiesen, die auf dem Standort, dem Gebäude und der Phase basiert, die mit der Aufgabe verbunden sind.
2. Status: Der Status bietet den Beteiligten klare Informationen über den Fortschritt der Aufgabe. Dies wird im nächsten Abschnitt näher erläutert.
3. Beschreibung: Hier wird die Beschreibung der Prüfungsrunde, die die Prüfungsaufgabe auslöst, angezeigt.
4. Prüfungsrunde: eine Zahl, die eine Prüfungsrunde eindeutig identifiziert. Wenn Sie auf diesen Link klicken, werden Sie zu der mit der Aufgabe verbundenen Prüfungsrunde weitergeleitet.
5. Gestartet: das Datum, an dem die Auditaufgabe erstellt wurde.
6. Enddatum: das Datum, an dem die Dauer der Prüfungsrunde endet, d. h. die Anzahl der Tage, die die Prüfungsrunde offen ist.
7. Verantwortlich: Hier finden Sie die für die Aufgabe verantwortlichen Projektmitglieder und ihre jeweiligen Unternehmen.
8. Weiterleiten: Leiten Sie die Prüfungsaufgabe an einen anderen Benutzer weiter, der dann für diese Aufgabe zuständig ist.
9. Erledigt am: Datum und Uhrzeit, zu der die Prüfungsaufgabe erledigt wurde.
10. Erledigt von: Name des Projektmitglieds und seines Unternehmens, das die Auditaufgabe bearbeitet hat.
11. Kommentare: Wenn Kommentare zu der Prüfungsaufgabe hinzugefügt wurden, können sie hier heruntergeladen werden. Wenn keine Kommentare hinzugefügt wurden, wird die Beschreibung "Keine Kommentare" angezeigt.
Dokument:
1. Dokumentnummer: eine eindeutige Nummer oder ein Code für das Dokument. Durch Anklicken des Links wird der Benutzer zu dem mit der Aufgabe verbundenen Dokument weitergeleitet.
2. Beschreibungen: eine Beschreibung des Dokuments.
3. Datum des Dokuments: das Ausstellungsdatum der ersten Version des Dokuments.
4. Autor: bezieht sich auf das Unternehmen des Benutzers, der für das Hochladen des Dokuments verantwortlich ist.
5. Versionsnummer: ein Text oder eine Nummer, mit deren Hilfe die verschiedenen Versionen eines Dokuments verfolgt werden können.
6. Versionsbeschreibung: eine Beschreibung der Dokumentversion.
7. Versionsdatum: das Datum der aktuellen Version.
Status der Prüfungsaufgabe
Wenn eine neue Prüfungsaufgabe hinzugefügt wird, ist ihr Standardstatus "Offen". Je nach der in der Auditrunde festgelegten Dauer und je nachdem, ob der zuständige Benutzer eine Aufgabe bearbeitet hat, erhält die Aufgabe einen der folgenden Status:
1. Offen: Die Prüfungsaufgabe ist offen und wurde noch nicht bearbeitet.
2. Dringend: die Dauer für die Prüfungsaufgabe ist abgelaufen. Die Prüfungsaufgabe kann zwar noch bearbeitet werden, hat aber keinen Einfluss auf den Arbeitsablauf, wenn der nächste Schritt bereits abgeschlossen ist.
3. Geprüft: Die Prüfungsaufgabe wurde mit oder ohne Kommentare abgeschlossen.
4. Abgebrochen: Eine Prüfungsaufgabe kann abgebrochen werden, wenn sie nicht mehr benötigt wird. Wenn eine Prüfungsaufgabe geöffnet ist und eine neue Dokumentenversion hochgeladen wird, werden der aktuelle aktive Workflow und alle mit der vorherigen Version verbundenen Aufgaben abgebrochen. Die Option zum Abbrechen einer Auditaufgabe ist nur für Space-Administratoren sichtbar.
5. Geprüft (zu spät): Die Prüfungsaufgabe wurde bearbeitet, obwohl sie als dringend gekennzeichnet war. Die Kommentare können nach wie vor in der Übersicht der Prüfungsaufgaben eingesehen und heruntergeladen werden.
6. Abgehakt (während des Abbruchs): Abgebrochene Aufgaben können noch bearbeitet werden, aber da die Prüfungsaufgabe abgebrochen ist, hat sie keine Auswirkungen auf die übrigen Schritte im Workflow.
7. Nicht geprüft: Wenn der Status einer Prüfungsaufgabe als "Dringend" gekennzeichnet ist und die Aufgabe entweder abgebrochen oder eine neue Dokumentenversion hochgeladen wird, ändert sich der Status der Prüfungsaufgabe in "Nicht geprüft".
Die Option zum Abbrechen eines Audit-Tasks ist nur für Raumfahrt-Administratoren sichtbar, da nur sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um diese Aktion durchzuführen.
Abwicklung von Prüfungsaufgaben
Eine offene Audit-Aufgabe kann entweder durch die Abgabe von Kommentaren oder durch Nichtabgabe von Kommentaren gelöst werden. Sowohl der Benutzer, der für die Audit-Aufgabe verantwortlich ist, als auch seine Kollegen aus demselben Unternehmen können eine Audit-Aufgabe bearbeiten, indem sie eine der beiden Optionen verwenden:
1. Keine Kommentare
2. Mit Kommentaren
In den Prüfungsaufgaben (1) Übersicht, verantwortliche Benutzer und ihre Firmenmitglieder haben Zugriff auf die " Ich habe keine Kommentare" (2), die eine sofortige Bearbeitung einer Aufgabe ohne Hinzufügen von Kommentaren ermöglicht. Wenn ein Benutzer Kommentare hat, können diese auf der Detailseite einer Audit-Aufgabe hinzugefügt werden, auf die man durch Klicken auf die Nummer (3) der Audit-Aufgabe klicken.
Auf der Detailseite einer Audit-Aufgabe können die Benutzer das mit dieser Aufgabe verknüpfte Dokument herunterladen und ihre Kommentare anfügen. Wenn Sie aufdie Schaltfläche "Ich habe Kommentare" (1) klicken, öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie das Dokument, das Ihre Kommentare enthält, auswählen (2) und hochladen (3) können. Außerdem befindet sich auf derselben Seite auch die Schaltfläche "Ich habe keine Kommentare". Wenn "Ich habe keine Kommentare" ausgewählt wird, wird der Dokumentstatus auf "Geprüft" aktualisiert.
Sobald die Kommentare hochgeladen wurden, können sie von den Projektmitgliedern über die Schaltfläche "Kommentare herunterladen" (siehe Abbildung unten) heruntergeladen werden.
Projektmitglieder, die als Verantwortliche für eine Audit-Aufgabe zugewiesen wurden, haben zusammen mit anderen Benutzern desselben Unternehmens die Möglichkeit, dieselben Aufgaben zu bearbeiten.
Bearbeitung mehrerer Prüfungsaufgaben
In der Übersicht der Prüfungsaufgaben können Sie auch die zu prüfenden Dokumente herunterladen. Wählen Sie den Filter "Ich bin verantwortlich" (1 )oder "Mein Unternehmen ist verantwortlich", um die relevanten Aufgaben zu filtern. Wählen Sie alle (2) oder nur die relevanten Prüfaufgaben aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Herunterladen (3). Eine .zip-Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen, die alle Dokumente der ausgewählten Prüfungsaufgaben enthält.
Die heruntergeladenen Dokumente haben einen speziellen Dateinamen, der einen eindeutigen Code enthält, der nicht geändert werden darf, um Fehler beim erneuten Hochladen zu vermeiden. Dieser Code ermöglicht es BIMcollab Twin, die Datei korrekt mit den ihr zugewiesenen Prüfungsaufgaben zu verknüpfen.
Öffnen Sie das Dokument und fügen Sie alle erforderlichen Kommentare hinzu. Anschließend laden Sie die kommentierten Dokumente über die Schaltfläche "Geprüfte Dokumente hinzufügen" (4) hoch, ohne den Dateinamen zu ändern. Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie eine Bestätigung, welche Prüfungsaufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden und welche nicht. Alle Dokumente, die nicht erfolgreich hochgeladen werden können, werden mit einem Fehlerstatus versehen, der den Grund für den Fehler angibt.
Für Dokumente, die keine Kommentare erfordern, können die Benutzer die entsprechenden Dokumente auswählen und auf die Schaltfläche "Keine Kommentare" klicken, wie in der Abbildung unten gezeigt. Sobald diese Aktion durchgeführt wurde, ändert sich der Status der Prüfungsaufgabe in "Geprüft".
Wenn Sie geprüfte Dokumente hinzufügen, sollten diese direkt hochgeladen werden, ohne eine Upload-Liste zu verwenden.
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