Ein Workflow wird ausgelöst, wenn ein Teammitglied ein neues Dokument oder eine neue Version hochlädt, das/die den vordefinierten Kriterien entspricht; er wird nicht auf bestehende Dokumente in der Phase angewendet.

Workflow-Aktionen

1. Prüfungsrunde - Hier wird eine Reihe verschiedener Prüfungsaufgaben erstellt, die mehreren Benutzern zugewiesen werden und zu denen innerhalb einer bestimmten Frist Kommentare abgegeben werden müssen. Das Ergebnis der Prüfungsrunde (ob fristgerecht eine Stellungnahme abgegeben wird oder nicht) bestimmt den nächsten Schritt im Arbeitsablauf. Diese Aufgaben sind im Modul "Modul To do's" zu finden.
   
   
2. Überprüfungsaufgabe - Hier werden Überprüfungsaufgaben für verantwortliche Personen erstellt, die ein Dokument entweder genehmigen oder ablehnen werden. Der Arbeitsablauf wird erst dann fortgesetzt, wenn die erste Person, die für die Erledigung einer Überprüfungsaufgabe zuständig ist, dies tut. Diese Aufgaben sind auch im Modul "Modul To do's" zu finden.
   
   
3. Stempel - Als Ergebnis einer Prüfungs- oder Überprüfungsaufgabe kann ein automatischer Stempel auf ein Dokument gesetzt werden, der auf dem Ergebnis basiert. Weitere Informationen finden Sie unter Briefmarken erstellen.
4. Benachrichtigung - Benachrichtigungen können so geplant werden, dass sie an jedem beliebigen Punkt des Arbeitsablaufs gesendet werden. Wenn Sie als Nutzer ein Empfänger sind, wird diese Benachrichtigung per E-Mail verschickt, sie wird aber auch in Ihrem persönlichen Dashboard im Modul To do's sichtbar sein.
   
   

Anzeigen von Workflows

1. Navigieren Sie zunächst zu dem Projekt oder der Phase, zu dem/der ein Workflow hinzugefügt wurde
2. Wählen Sie das Einstellungsmodul entweder in der oberen horizontalen Leiste oder in der linken Seitenleiste
   
   
3. Navigieren Sie zur Seite Workflows
   
4. Hier werden alle Workflows angezeigt, die in der aktuellen Projektphase aktiv sind
   

Die Workflow-Informationen umfassen den Namen, den Auftrag, die Beschreibung und die Phase, der er zugeordnet ist.

Ein Benutzer muss über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, umEinstellungen und Workflows anzeigen zu können. Andernfalls ist das Modul Einstellungen oder die Seite Workflows für Sie nicht sichtbar. Wenn Sie nicht über die richtigen Berechtigungen verfügen, wenden Sie sich an Ihren Raumverwalter.

Wenn Sie den Namen eines Workflows auswählen, gelangen Sie auf die Seite Workflow-Übersicht, die später in diesem Artikel erläutert wird.

Modul Dokumente

1. Navigieren Sie zunächst zu dem Projekt oder der Phase, zu dem/der ein Workflow hinzugefügt wurde
   
2. Wählen Sie das Modul Dokumente entweder in der oberen horizontalen Leiste oder in der linken Seitenleiste
3. Wählen Sie die Dokumentennummer, die Sie interessiert
   
4. Navigieren Sie zur Registerkarte "Workflows
   
   
5. Jeder aktive Workflow, zu dem das Dokument gehört, wird hier angezeigt
   

1. Versionsnummer des Dokuments, das den Workflow ausgelöst hat
   
2. Name des Arbeitsablaufs
   
3. Datum, an dem der Workflow gestartet wurde (basierend auf dem Datum, an dem das Dokument zum ersten Mal hochgeladen wurde und den Workflow ausgelöst hat)
   
4. Alle aktiven Workflow-Schritte, die sich auf das Dokument beziehen
   
5. Gesamtzahl der Schritte, die im Arbeitsablauf abgeschlossen wurden

Um einen vollständigen Überblick über alle Aktionen zu erhalten, die an einem Dokument vorgenommen wurden, können Sie auch zurEreignisseite des Dokuments navigieren. Hier gibt es ein Aktionsprotokoll, das alle früheren Aktionen enthält, die an einem Dokument als Ergebnis des Durchlaufs eines Workflows stattgefunden haben, sowie alle zusätzlichen Aktionen, die außerhalb des Workflows stattgefunden haben.

Workflow-Übersicht

Wenn Sie einen Workflow-Namen entweder im Modul Einstellungen oder auf der Seite Dokumentendetails auswählen, wird die Workflow-Übersichtsseite angezeigt, die als Tabelle oder Dashboard dargestellt werden kann.

Diese besteht aus einer Reihe von verschiedenen Spalten:

1. Dokumentenliste: Alle Dokumente, die die Bedingungen für den Arbeitsablauf erfüllen, werden auf der linken Seite aufgelistet, ebenso wie ihre Beschreibung und Versionsnummer. 
   
2. Allgemeine Workflow-Informationen: Zusammenfassender Überblick über den gesamten Prozess, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem der Workflow für ein bestimmtes Dokument begonnen hat, sowie des Status seiner Fertigstellung.
3. Workflow-Schritte: Aufschlüsselung der einzelnen Schritte im Arbeitsablauf, wobei jeder Typ durch seine Farbe und sein Symbol gekennzeichnet ist:
   
   1. Audit-Runden sind gelb und enthalten Informationen wie den Zeitpunkt des Beginns, den Status und das Ergebnis (Kommentare). Die einzelnen Prüfungsaufgaben für die verantwortlichen Personen werden ebenfalls angezeigt, einschließlich des Status der Aufgabe, des Abschlussdatums und des Ergebnisses (Kommentare).
      
      
   2. Überprüfungsaufgaben sind grün und enthalten Informationen wie das Datum, an dem die Aufgabe begonnen wurde, ihren Status sowie das Datum, an dem die Überprüfung abgeschlossen wurde.
      
      
   3. Stempelaktionen sind orange und geben an, wann der Stempel auf einem Dokument angebracht wurde.
      
      
   4. Die Benachrichtigungsaktionen sind blau und geben an, wann die Benachrichtigung tatsächlich gesendet wurde.
      
      

Lesen der Workflow-Übersicht für ein Dokument

Jedes Dokument wird in einer eigenen Zeile angezeigt, und die Workflow-Informationen für das jeweilige Dokument können horizontal gelesen werden.

Sobald ein Workflow ausgelöst wurde, ist es einfach, seinen Gesamtabschluss anhand der Statusinformationen in der allgemeinen Workflow-Spalte zu verfolgen:

Allgemeiner Arbeitsablauf

1.  x/x Schritte abgeschlossen: Wenn ein Workflow für ein Dokument noch nicht abgeschlossen ist, ist sein Status offen und zeigt an, wie viele Schritte von der Gesamtmenge abgeschlossen wurden.
   
2.  Erledigt:Erst wenn alle verantwortlichen Personen ihre Aufgaben, die der Workflow für ein Dokument vorsieht, erledigt haben, ist sein Status vollständig.
   

Sobald ein Schritt im Arbeitsablauf gestartet wurde, kann auch sein Status verfolgt werden, der auf den Ergebnissen des entsprechenden Aufgabenpunkts basiert:

Audit-Runde

Allgemeine Aktion:

1.  Offene Aufgaben: Es haben noch nicht alle Verantwortlichen ihre Aufgaben erledigt.
   
2.  Keine Aufgaben offen:Alle verantwortlichen Personen haben ihre Prüfungsaufgaben abgeschlossen.
   

Individuelle Aufgabe:

1. Offen: Die verantwortliche Person hat die Auditaufgabe noch nicht abgeschlossen.
   
2. Geprüft: Die verantwortliche Person hat die Aufgabe entweder mit oder ohne Kommentar abgeschlossen.
   
3. Dringend: Die Frist für die Prüfungsrunde ist verstrichen und die Aufgabe wurde noch nicht erledigt.
   
4. Überprüft (zu spät): Die Aufgabe wurde nach Ablauf der Frist für die Prüfungsrunde abgeschlossen.
   
5. Angekreuzt (obwohl abgebrochen): Aufgabe wurde abgeschlossen, nachdem die Prüfungsrunde abgebrochen wurde.
   
6. Nicht geprüft: Eine neue Version des Dokuments wurde hochgeladen, als der Status der Prüfungsaufgabe "Dringend" war.
   
7. Abgebrochen: Die Prüfungsrunde wurde abgebrochen oder eine neue Dokumentenversion wurde hochgeladen, als der Status der Prüfungsaufgabe "Offen" war.
   

Aufgabe überprüfen

1. Offen: Die verantwortliche Person hat die Aufgabe Überprüfung noch nicht abgeschlossen.
   
2. Dringend: Die Frist für die Aufgabe ist verstrichen und die Aufgabe ist noch nicht abgeschlossen.
3. Genehmigt: Die zuständige Person hat die Aufgabe abgeschlossen, indem sie das Dokument genehmigt hat.
   
4. Abgelehnt: Die zuständige Person hat die Aufgabe durch Ablehnung des Dokuments abgeschlossen.
   
5. Abgebrochen: Neue Dokumentversion wurde hochgeladen, bevor die Überprüfungsaufgabe abgeschlossen wurde.

Details zum Arbeitsablauf

 Die Seite "Details" enthält alle Informationen über den Workflow, so wie der Administrator ihn eingerichtet hat. Dazu gehören die folgenden Seiten: