Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Utiliser une plateforme de gestion des problèmes comme BIMcollab peut faire gagner du temps, éviter les erreurs et créer de la transparence au sein d'une équipe. Aussi puissant que soit le gestionnaire de problèmes de BIMcollab, s'il n'est pas utilisé de manière structurée, son plein potentiel peut ne pas être atteint.
En appliquant les points décrits ci-dessous, la gestion des problèmes peut maximiser son potentiel et vous apporter tous les avantages qu'elle promet.
Pour atteindre une bonne gestion des problèmes, vous devrez :
Définir clairement les problèmes
Partager vos problèmes en direct dans BIMcollab
Documenter tous les changements de statut
Éviter la séparation dans la communication
Éviter les retards de synchronisation
Éviter les copies
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Définir clairement les problèmes
Lorsque vous souhaitez signaler un nouveau problème dans votre projet, prenez en compte ces points :
Créez toujours un point de vue clair qui capture de quoi il s'agit. Pour savoir comment créer les meilleurs points de vue, consultez l'article Créer les meilleurs points de vue.
Créez un problème via le plugin BCF manager de votre logiciel BIM ou directement depuis l'application de bureau BIMcollab.
Cela vous permet de créer un lien direct entre le problème à résoudre et les composants du modèle concernés par le problème. De cette façon, l'emplacement du problème peut être facilement retrouvé, même si vos coéquipiers n'utilisent pas le même logiciel BIM que vous.
Formulez le titre du problème de manière concise et explicite, et donnez des explications détaillées dans les commentaires, afin que le problème puisse être facilement trouvé à l'aide de la fonction de recherche.
Assignez le problème à la personne qui doit s'en occuper. Des notifications lui seront automatiquement envoyées dès que le problème est créé. Elle recevra également des notifications lorsque des modifications sont apportées au problème.
Remplissez tous les champs disponibles aussi bien que possible, comme type, zone, phase, priorité, et autres.
Vous en aurez besoin si vous souhaitez trier, catégoriser ou filtrer les problèmes plus facilement par la suite. Il est également possible de définir des champs personnalisés pour faciliter la gestion des problèmes selon vos besoins spécifiques.
Partagez vos problèmes en temps réel dans BIMcollab
La façon la plus simple de partager vos problèmes est de connecter votre application à BIMcollab en utilisant un BCF manager et de synchroniser les changements avec l'équipe. En se connectant à BIMcollab, la communication est gérée automatiquement et les problèmes ne sont jamais perdus.
💡 Astuce : Apprenez à connecter votre logiciel à BIMcollab dans les articles Connecter à BIMcollab depuis les BCF managers ou l'application de bureau BIMcollab et Connecter depuis Solibri.
Documentez tous les changements de statut
Lorsqu'un problème est créé ou que des modifications y sont apportées, des actions sont entreprises. Cela peut entraîner un changement de statut du problème.
Il est important de toujours consigner les actions qui ont lieu en créant un commentaire clair dans le problème. De cette façon, il est possible de retracer les raisons d'un changement.
Un statut de problème peut être le suivant :
Actif : Le problème doit encore être résolu. Un nouveau problème est toujours actif
Résolu : Une solution pour le problème a été mise en œuvre dans le modèle
Fermé : La résolution a été vérifiée. Si le problème réapparaît, il peut être rouvert.
📝 Note : Par défaut, les problèmes peuvent être fermés par n'importe qui, mais le chef de projet peut limiter cela à certains rôles ou membres de l'équipe. Pour plus d'informations, cliquez ici pour l'article Limiter les membres de l'équipe à fermer les problèmes.
💡 Astuce : Pour un workflow plus formel, il est possible de faire approuver ou rejeter la résolution d'un problème résolu par un ou plusieurs membres de l'équipe avant qu'il ne soit fermé.
⚠️ Attention : Le workflow d'approbation n'est pas disponible sur tous les plans. Pour vérifier s'il est inclus dans votre abonnement, consultez la [liste de comparaison des plans] ou contactez votre administrateur. Si la fonctionnalité n'est pas disponible, vous devrez peut-être mettre à niveau votre plan.
Éviter la séparation dans la communication
Utilisez la plateforme pour communiquer aussi souvent que possible sur un projet. De cette façon, toutes les actions sont transparentes et les membres de l'équipe peuvent contribuer et répondre si nécessaire. Utilisez le 'type' d'un problème pour définir la forme de communication, afin qu'il soit possible de filtrer lors du traitement des problèmes.
BIMcollab vous informera automatiquement des modifications apportées par d'autres membres de l'équipe qui vous concernent. Cela est immédiatement visible dans le tableau de bord du projet lorsque vous vous connectez à votre espace BIMcollab et sélectionnez le projet. Vous pouvez activer les notifications par e-mail pour recevoir une notification immédiatement, quotidiennement ou hebdomadairement concernant les modifications qui vous concernent. En tant que project leader, vous pouvez recevoir un aperçu programmé de l'activité de l'ensemble du projet.
Évitez les retards de synchronisation
N'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Synchroniser le projet' lorsque vous avez terminé votre travail. De cette façon, vous évitez les retards de synchronisation et minimisez les conflits de communication entre les membres de l'équipe travaillant sur les mêmes problèmes.
Évitez les copies
Évitez d'utiliser la communication basée sur des fichiers ou hors ligne. Cela entraîne des tâches manuelles pour intégrer les problèmes dans BIMcollab. Ce qui pourrait à nouveau entraîner des retards et éventuellement des erreurs, car les problèmes deviennent désynchronisés.